Uczciwość uważamy za jeden z fundamentów naszego DNA. Dlatego też stworzono system whistle-blowing, który umożliwia zarówno pracownikom, jak i podmiotom zewnętrznym poufne zgłaszanie naruszeń wewnętrznych polityk i procedur, przepisów prawa i regulacji. Złożenie raportu nie jest łatwą decyzją. W jednostkach Matexi mamy świadomość, że osoba zgłaszająca obawia się ewentualnych konsekwencji i represji związanych ze zgłoszeniem. W związku z tym opracowaliśmy zasady postępowania, aby zapewnić ramy, w których interesariusze mogą zgłaszać swoje obawy bez obawy przed represjami.

Niniejsza polityka obejmuje następujące podmioty:
• Abacus Group NV, w tym jej jednostki zależne, zgodnie z informacjami zawartymi w sprawozdaniu finansowym (inne niż te podlegające Matexi NV lub Sibomat NV)y;
• Matexi NV, w tym jej spółki zależne wymienione w rocznym sprawozdaniu finansowym;
• Sibomat NV, w tym jego spółki zależne, zgodnie z informacjami zawartymi w sprawozdaniu finansowym.
Polityka ta obejmuje wszystkich interesariuszy, którzy pozostają w relacjach zawodowych z wyżej wymienionymi podmiotami, w tym: • Pracownicy;
• Pracownicy tymczasowi, tacy jak pracownicy agencji lub studenci;
• Nieodpłatni wolontariusze lub stażyści;
• Osoby świadczące usługi na zasadzie samozatrudnienia, np. konsultanci;
• Akcjonariusze;
• Dostawców lub podwykonawców.
Niniejsze zasady mają również zastosowanie do reporterów, których stosunek pracy zakończył się lub ma się rozpocząć, jeśli uzyskali oni informacje o naruszeniach w trakcie lub po zakończeniu stosunku pracy, w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji przedumownych.

Następujące zagadnienia wchodzą w zakres procedury zgłaszania nieprawidłowości:
• Naruszenia zasad lub procedur wewnętrznych, w tym nieetyczne zachowanie, słabe wyniki, niekompetencja i uchybienia zawodowe.
• Oszustwo lub kradzież.
• Niedopełnienie obowiązków prawnych (np. naruszenie przepisów dotyczących ochrony środowiska, zamówień publicznych, prania brudnych pieniędzy itp.).
• Ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informatycznych.

W związku z tym polityka ta nie obejmuje skarg dotyczących zatrudnienia ani skarg interpersonalnych pomiędzy osobą zgłaszającą nieprawidłowości a innym współpracownikiem. W przypadku takich skarg odsyłamy Cię do odpowiednich działów kadr lub powierników.

Zachęcamy do zgłaszania problemów za pośrednictwem poniższych kanałów wewnętrznych, jeśli wiesz lub podejrzewasz, że doszło do naruszenia związanego z którąkolwiek z powyższych kategorii.

Kanały sprawozdawcze

Udostępniamy następujące kanały raportowania, które są dostępne dla reporterów wewnętrznych i zewnętrznych. Raporty można przesyłać za pośrednictwem:
• Platforma do zgłaszania nieprawidłowości: https://matexi.whistlelink.com
• telefonicznie pod numerem +32 56 15 19 67 w środy między 10.00 a 11.00 czasu środkowoeuropejskiego.
• Korespondencja pisemna, w której jako odniesienie podano "Whistleblowing":

o Dla Abacus Group NV i Matexi NV
Matexi NV
do wiadomości specjalisty ds. zgłaszania nieprawidłowości
Franklin Rooseveltlaan 180
8790 Waregem

o Dla Sibomat NV
Sibomat NV
do wiadomości osoby zgłaszającej nieprawidłowości
Old Waalstraat 2489870
Zulte

Anonimowy raport

Matexi udostępnia platformę, która umożliwia sygnalistom anonimowe składanie zgłoszeń, zgodnie z wymogami europejskiej dyrektywy w sprawie informowania o nieprawidłowościach. Dokonując anonimowego zgłoszenia za pośrednictwem platformy, ważne jest, aby zgłaszający zanotował lub zapamiętał numer sprawy i kod weryfikacyjny, ponieważ tylko w ten sposób będzie mógł później uzyskać dostęp do zgłoszenia i skontaktować się z kierownikiem sprawy. Jako organizacja jesteśmy zobowiązani do przekazywania zgłaszającemu informacji zwrotnych na temat stanu realizacji zgłoszenia. Aby móc przekazać taką informację zwrotną, ważne jest, abyśmy mogli skontaktować się z osobą zgłaszającą za pośrednictwem platformy. Jeśli zgłoszenie telefoniczne lub pisemne nie zawiera danych kontaktowych, nie jesteśmy w stanie przekazać zgłaszającemu wymaganej informacji zwrotnej.

Powiadomienia zewnętrzne

Sprawozdawcy, którzy nie chcą korzystać z wewnętrznego systemu informowania o nieprawidłowościach, mogą wybrać kanał zewnętrzny. Zgłoszenia zewnętrzne można przesyłać do federalnego rzecznika praw obywatelskich.

W celu jak najlepszego przetworzenia zgłoszenia, do każdego zgłoszenia należy dołączyć następujące informacje:
• Imię i nazwisko oraz związek z naszą organizacją, a także osobiste dane kontaktowe (z wyjątkiem zgłoszeń anonimowych).
• Rola lub udział w opisywanym zdarzeniu.
• Szczegółowy opis incydentu lub naruszenia, wraz z czasem, datą i miejscem wystąpienia poszczególnych incydentów lub naruszeń:
• Charakter zdarzenia, co się stało?
• Kiedy to miało miejsce (jednorazowo czy w ciągu dłuższego okresu czasu)?
• Gdzie miał miejsce ten incydent (w biurze, ... )?
• Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe innych osób, które były świadkami zdarzenia lub posiadają dodatkowe informacje na jego temat.
• Wszelkie informacje o podobnych wcześniejszych incydentach lub naruszeniach z udziałem osoby (osób) wymienionej w raporcie.
• Wszelkie dokumenty uzupełniające lub przydatne dokumenty związane ze zgłoszeniem.

Raport jest odbierany i obsługiwany przez niezależnego partnera zewnętrznego: firmę BDO. Po otrzymaniu zgłoszenia, BDO sprawdza, czy zgłoszenie wchodzi w zakres Polityki Zgłaszania Nieprawidłowości. Jeśli tak nie jest, BDO poinformuje o tym zgłaszającego i poprosi go o skontaktowanie się z odpowiednim działem w organizacji (np. HR) lub władzami zewnętrznymi. W ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia, zgłaszający zostanie poinformowany o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia przez BDO, telefonicznie, listownie lub za pośrednictwem platformy. W miarę możliwości cała komunikacja między zgłaszającym a BDO będzie odbywać się za pośrednictwem bezpiecznej platformy Whistleblower.

Analiza raportu

Po przyjęciu zgłoszenia powoływany jest wewnętrzny opiekun sprawy, który na podstawie treści zgłoszenia rozpoczyna postępowanie wyjaśniające. W ciągu trzech miesięcy od przyjęcia raportu, BDO informuje zgłaszającego o stanie postępowania wyjaśniającego. Zgłaszający ma prawo być informowany o stanie dochodzenia. Zgłaszający nie ma jednak prawa do zapoznania się z całą treścią dochodzenia.

Europejska dyrektywa w sprawie zgłaszania nieprawidłowości wymaga, aby osoby wymienione w zgłoszeniu miały możliwość złożenia wyjaśnień w odpowiednim czasie w celu przedstawienia swojej wersji wydarzeń, z uwzględnieniem anonimowości i poufności zgłoszenia oraz w przypadku, gdy nie będzie to szkodliwe dla dochodzenia.

Zakończenie dochodzenia

Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego zgłaszający jest informowany o jego wyniku. Osoby wymienione w raporcie muszą zostać w odpowiednim czasie poinformowane o zakończeniu dochodzenia, z uwzględnieniem anonimowości i poufności raportu.

Jeśli osoba zgłaszająca zgłosi problem, zostanie zapewniona poufność jej tożsamości zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami. Tożsamość nie zostanie ujawniona bez wyraźnej zgody użytkownika osobom innym niż upoważnione do otrzymywania zgłoszeń lub podejmowania działań następczych. Dotyczy to również wszystkich innych informacji, z których można (nie)bezpośrednio wyprowadzić tożsamość. Tożsamość może zostać ujawniona wyłącznie w przypadku, gdy istnieje niezbędny i proporcjonalny obowiązek nałożony przez przepisy unijne lub krajowe w kontekście dochodzeń prowadzonych przez organy krajowe lub postępowań sądowych (np. w celu ochrony prawa do obrony danej osoby w dochodzeniu sądowym).

Jeśli przesłuchanie osoby, której dotyczy zgłoszenie, może zagrozić poufności zgłoszenia, w pierwszej kolejności kontaktuje się z nią osoba dokonująca zgłoszenia.

Żaden sygnalista, zgodnie z definicją zakresu, który zgłosił incydent nie może być ukarany lub być przedmiotem jakichkolwiek działań dyskryminacyjnych z powodu dokonania zgłoszenia za pośrednictwem systemu sygnalizacji. Nie zezwalamy na jakiekolwiek działania odwetowe wobec osób zgłaszających

Matexi NV, Abacus Group NV i Sibomat NV jako administratorzy danych

Niniejszym oświadczeniem (zwanym dalej "Oświadczeniem") pragniemy poinformować Cię, dlaczego i w jaki sposób wymienione powyżej podmioty Matexi (zwane dalej "My") gromadzą i przetwarzają Twoje dane osobowe w ramach systemu whistleblowing. Jako administrator danych jesteśmy odpowiedzialni za przetwarzanie danych osobowych, które pobieramy i wykorzystujemy do celów informowania o nieprawidłowościach.

W każdym przypadku podejmujemy działania, aby zapewnić, że użytkownik:
• uzyskiwania informacji o przetwarzaniu przez nas danych osobowych oraz o przysługujących Ci prawach;
• kontynuować monitorowanie przetwarzanych przez nas danych osobowych;
• wykonywać swoje prawa w odniesieniu do danych osobowych. Więcej informacji o przysługujących prawach można znaleźć w dalszej części niniejszego dokumentu.

Dane osobowe

Przez "dane osobowe" rozumiemy wszelkie informacje dotyczące żyjących osób fizycznych. Po otrzymaniu zgłoszenia od użytkownika tworzony jest plik zawierający szczegółowe informacje o zgłoszeniu. Akta te zawierają tożsamość, dane kontaktowe oraz wszelkie inne informacje przekazane nam na temat osoby, której dotyczy skarga. Podane informacje będą traktowane jako poufne.

Jeśli chcesz, możesz skontaktować się z nami anonimowo, ale szanse na zbadanie ewentualnych wykroczeń są większe, jeśli mamy pewność, że osoba zgłaszająca jest w stanie złożyć świadomy wniosek. Oznacza to również, że jesteśmy w stanie lepiej przekazywać informacje zwrotne na temat podjętych działań. W każdym przypadku gwarantujemy poufność i anonimowość, jeśli osoba dokonująca zgłoszenia chce zachować anonimowość.

Podane przez Ciebie informacje będziemy traktować jako poufne i nie ujawnimy ich bez uzasadnienia prawnego. W przypadku dalszego badania i kontaktu z innymi osobami w organizacji lub poza nią może zaistnieć konieczność ujawnienia pewnych elementów związanych z raportem. Jeżeli pewne informacje zawarte w raporcie nie mogą być ujawnione w kontekście dochodzenia, należy to wyraźnie zaznaczyć w raporcie.

W miarę możliwości przekażemy Ci ogólną informację zwrotną na temat działań podjętych przez nas w wyniku Twojego zgłoszenia i przeprowadzonego dochodzenia. W sprawozdaniu rocznym będziemy również publikować informacje o wszystkich działaniach podjętych w wyniku ujawnienia informacji przez sygnalistów. Raport ten będzie zawierał jedynie ogólne informacje, aby chronić tożsamość osób zgłaszających przypadki naruszenia.

Twoje dane osobowe wykorzystujemy wyłącznie do rozpatrzenia skargi. Zbieramy i publikujemy statystyki zawierające takie informacje, jak liczba otrzymanych skarg, ale nie w formie umożliwiającej identyfikację kogokolwiek. Dane wrażliwe

Jako administrator danych nie zamierzamy gromadzić i przetwarzać danych osobowych osób nieletnich ani tzw. danych wrażliwych: • dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne albo przynależność do związków zawodowych;
• dane genetyczne lub biometryczne (np. obrazy twarzy i odciski palców);
• dane dotyczące zdrowia;
• dane dotyczące zachowań seksualnych lub orientacji seksualnej.
Jeśli jednak otrzymamy takie dane w związku ze skargą, będziemy traktować takie wrażliwe dane z zachowaniem najwyższego stopnia bezpieczeństwa i poufności.

Potrzebujemy od Ciebie wystarczających informacji, aby zbadać sprawę ujawnienia nam informacji objętych ochroną, w tym wszelkich dowodów na ich poparcie.

Musimy znać szczegóły skargi, aby móc podjąć decyzję w sprawie zgodności organizacji z odpowiednimi przepisami i wypełnić nasze obowiązki.

Dane osobowe zawarte w zgłoszeniach sygnalistów na tematy związane z incydentem są przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego, ponieważ informacje te są niezbędne do zachowania zgodności z dyrektywą 2019/1937, tj. do oceny zgłoszeń sygnalistów i prowadzenia ewentualnych dochodzeń.

Uzyskując dostęp do systemu informowania o nieprawidłowościach i korzystając z niego we wskazany sposób, sygnalista wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w celach wskazanych w niniejszej Polityce informowania o nieprawidłowościach.

W pierwszej kolejności tylko BDO ma dostęp do danych osobowych wymienionych w zgłoszeniu, wraz z wewnętrznym rezerwowym kierownikiem sprawy. Te dane osobowe mogą być udostępniane wyznaczonym osobom prowadzącym sprawy w kontekście dochodzenia. W razie konieczności (np. w przypadku problemów technicznych) tymczasowy dostęp może zostać przyznany Whistlelink, podmiotowi zewnętrznemu udostępniającemu platformę whistleblowingową i pełniącemu funkcję (pod)procesora. Zarówno BDO, jak i Whistlelink podjęły środki techniczne, organizacyjne i umowne w celu zapewnienia, że dane osobowe są przetwarzane i wykorzystywane wyłącznie do celów wymienionych w niniejszym dokumencie.

Dane osobowe mogą być ujawniane organom nadzorczym, podatkowym i dochodzeniowym wyłącznie w przypadku, gdy jesteśmy do tego zobowiązani przepisami prawa.

Dane użytkowników nie będą przechowywane i przetwarzane poza Unią Europejską, a my zapewnimy spełnienie minimalnych wymogów prawnych i standardów bezpieczeństwa przez cały czas.

Poza wyżej wymienionymi przypadkami, dane osobowe nigdy nie są przekazywane ani udostępniane osobom trzecim i są wykorzystywane wyłącznie do naszych celów.

Dane osobowe uzyskane w ramach usług informowania o nieprawidłowościach są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do rozpatrzenia zgłoszenia, w tym wszelkich jego konsekwencji, oraz zgodnie z wewnętrznymi okresami przechowywania danych.

Wdrożyliśmy ogólnie przyjęte technologiczne i operacyjne standardy bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnioną utratą, niewłaściwym wykorzystaniem, zmianą lub zniszczeniem.

System informowania o nieprawidłowościach został skonstruowany w taki sposób, że tylko osoby wyznaczone do przyjmowania, analizowania i przetwarzania zgłoszeń będą określane jako podmioty przetwarzające dane lub osoby specjalnie wyznaczone zgodnie z art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (GDPR) i będą gwarantować pełną poufność przekazywanych danych osobowych zgodnie z najbardziej odpowiednimi środkami bezpieczeństwa wdrożonymi w tym celu.

Prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia, przenoszenia danych i sprzeciwu

Prawo dostępu do danych osobowych
W każdej chwili masz prawo dostępu i wglądu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez nas. W związku z tym bezpłatnie udostępnimy kopię danych osobowych.

Prawo do poprawiania swoich danych osobowych
Użytkownik ma prawo do usunięcia lub poprawienia w dowolnym momencie niedokładnych, niekompletnych, nieodpowiednich lub nieaktualnych danych osobowych.

Prawo do wycofania zgody
Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie wyraźnej zgody użytkownika, ma on prawo do jej wycofania w dowolnym momencie.

Prawo do sprzeciwu wobec niektórych operacji przetwarzania danych
Użytkownik ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych na podstawie uzasadnionych interesów.

Prawo do usunięcia danych osobowych
Użytkownik ma prawo do usunięcia swoich danych osobowych. Na tej podstawie można zażądać zaprzestania wykorzystywania danych osobowych.

Możemy jednak przechowywać dane osobowe niezbędne do celów dowodowych. Na mocy tego prawa do usunięcia danych masz również prawo w dowolnym momencie poprosić nas o zaprzestanie wykorzystywania Twoich danych osobowych przetwarzanych na podstawie Twojej zgody lub naszego uzasadnionego interesu. Na podstawie prawnie uzasadnionych interesów możemy jednak kontynuować przetwarzanie danych osobowych po wyważeniu interesów użytkownika i naszych.

Prawo do przekazywania danych osobowych
Użytkownik ma prawo zażądać, aby dane osobowe, które osobiście nam przekazał - w ustrukturyzowanej, powszechnie używanej i cyfrowej formie - zostały mu przekazane, tak aby mógł je przechowywać w celu ich (ponownego) wykorzystania, lub przekazać takie dane osobowe bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.

Jednak przepisy o ochronie prywatności przewidują pewne ograniczenia tego prawa, co oznacza, że nie ma ono zastosowania do wszystkich danych.

Prawo do ograniczenia niektórych operacji przetwarzania danych
Użytkownik może zażądać od nas ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych, jeśli kwestionuje prawidłowość swoich danych osobowych; może też zażądać ograniczenia przetwarzania na okres umożliwiający nam sprawdzenie prawidłowości danych osobowych.

Jak korzystać z praw
Aby skorzystać z powyższych praw, należy zapoznać się z platformą zgłaszania nieprawidłowości oraz podać swój osobisty numer sprawy i kod weryfikacyjny, pod którym można złożyć wniosek.

Korzystając z przysługującego prawa, należy wyraźnie wskazać prawo, na które się Państwo powołują, oraz przetwarzanie, któremu się Państwo sprzeciwiają lub na które chcą Państwo wycofać zgodę. Korzystając z przysługujących Ci praw, zawsze podawaj jak najwięcej szczegółów.

Żądanie to jest bezpłatne, z wyjątkiem sytuacji, w których uznamy, że żądanie jest w sposób oczywisty nieuzasadnione lub nadmierne (np. w przypadku powtórnego żądania).

Za każdą dodatkową żądaną kopię możemy również pobrać opłatę w rozsądnej wysokości zależnej od kosztów administracyjnych. Wniosek o kopię danych jest rozpatrywany w ciągu jednego miesiąca. Okres ten może zostać przedłużony o dwa miesiące, z uwzględnieniem takich czynników, jak złożoność i liczba wniosków. W przypadku przedłużenia terminu zostaniesz powiadomiony o tym fakcie i poinformowany o przyczynach przedłużenia.

Jeśli dane zostaną skorygowane, zmienione lub usunięte, poinformujemy o tym osoby, którym dane te zostały przekazane (np. kierowników spraw i osoby prowadzące sprawy związane ze zgłoszeniem naruszenia), chyba że nie jest to możliwe lub wymaga nieproporcjonalnie dużego wysiłku. Jeśli dane są potrzebne

W przypadku pytań lub skarg dotyczących przetwarzania przez nas danych osobowych, korzystania z przysługujących praw lub niniejszej Deklaracji, odsyłamy do naszej platformy informacyjnej i podajemy numer sprawy. W ten sposób możemy zapewnić poufność komunikacji.

Staramy się znaleźć sprawiedliwe rozwiązanie wszelkich skarg i wątpliwości dotyczących prywatności. Jeśli jednak uważasz, że nie byliśmy w stanie pomóc Ci w rozwiązaniu problemu, masz prawo złożyć skargę do organu ochrony danych w swoim kraju zamieszkania za pośrednictwem jego strony internetowej.

Mieszkańcy Belgii mogą złożyć skargę do Belgijskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszystkie informacje można znaleźć na stronie https://www.dataprotectionauthority.be/.

Możemy zmienić lub uzupełnić to oświadczenie, jeśli uznamy to za konieczne. W przypadku wprowadzenia istotnych zmian w niniejszej Deklaracji, data wprowadzenia zmian zostanie uaktualniona. Zalecamy również regularne przeglądanie niniejszego Oświadczenia, aby zrozumieć, w jaki sposób przetwarzamy i chronimy dane osobowe.